Purwokerto, 13 September 2024 – Universitas Telkom Purwokerto mengadakan kegiatan Monitoring dan Evaluasi (Monev) dalam rangka evaluasi hibah PDP Kedaireka Batch 2 yang didanai oleh Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristek). Kegiatan ini berlangsung di Ruang Sentra Inovasi, Universitas Telkom Purwokerto, dipimpin oleh Intan Budi Harjayanti, S.T., selaku Tim Unit Pengelola. Kegiatan ini bertujuan untuk memantau ketercapaian kegiatan yang sedang berjalan, khususnya pengembangan sistem Customer Relationship Management (CRM) berbasis AI yang diberi nama Kodein.
Kegiatan Monev diawali dengan pemaparan oleh Silvia Van Marsaly S.E., M.M., yang bertanggung jawab atas keuangan dalam proyek ini. Menurut laporan yang dipresentasikan, hingga saat ini sebanyak 57,0% dari total dana hibah yang berasal dari mitra (Kodegiri), dana institusi, serta dana Kemendikbudristek telah terserap. Dana ini telah digunakan untuk berbagai kebutuhan pengembangan, termasuk pembuatan sistem CRM yang akan diimplementasikan pada arsitektur sistem Kodein.
Setelah laporan penyerapan dana, Sudianto melanjutkan dengan presentasi perkembangan pengembangan sistem CRM Kodein. Dalam paparannya, ia menyebutkan bahwa proses pengembangan sistem ini telah mencapai 70,9% dari keseluruhan target luaran. Sistem CRM ini akan digunakan untuk mendukung operasional Kodegiri, yang berperan sebagai mitra dalam proyek Kedaireka ini. Luaran dari proyek ini meliputi implementasi sistem CRM, pendaftaran Hak Kekayaan Intelektual (HKI), serta publikasi hasil pengembangan yang dilakukan sepenuhnya oleh tim Universitas Telkom Purwokerto.
Sistem Kodein, yang tengah dikembangkan oleh Universitas Telkom Purwokerto, adalah sebuah sistem CRM berbasis otomatisasi AI yang dirancang khusus untuk Kodegiri. Tujuan utama sistem ini adalah untuk mempermudah tim sales Kodegiri dalam melakukan manajemen dan interaksi dengan klien. Sistem CRM ini mengelola berbagai data pelanggan seperti informasi kontak, kode proyek, serta menyediakan opsi pesan yang disesuaikan dengan tingkatan hubungan antara Kodegiri dan klien, seperti pelanggan baru, pelanggan lama, klien yang hampir menyelesaikan proyek, hingga klien yang sudah mencapai kesepakatan (deal).
AI dalam sistem ini secara otomatis mengelompokkan pelanggan berdasarkan aktivitas dan interaksi mereka dengan Kodegiri. Terdapat empat kategori utama dalam pengelompokan klien:
- Hot: Klien yang sering berhubungan dengan tim sales Kodegiri.
- Warm: Klien yang berada dalam fase aktif namun belum mencapai kesepakatan proyek.
- Deal: Klien yang sudah siap untuk melaksanakan proyek.
- Lost: Klien yang tidak melanjutkan kerja sama atau proyek.
Dari pengelompokan tersebut, AI kemudian mengolah data untuk menghasilkan pesan yang sesuai dengan tingkatan hubungan tersebut. Sistem ini menggunakan teknologi generatif pesan berbasis Gemini AI, yang memungkinkan tim sales untuk mengirim pesan secara otomatis dan efisien melalui aplikasi WhatsApp kepada pelanggan. Dengan fitur ini, sistem CRM Kodein memberikan manfaat signifikan, seperti efisiensi waktu, kemudahan dalam melakukan konfirmasi kepada pelanggan, serta menjadi pusat data dan catatan interaksi pelanggan bagi Kodegiri.
Proyek pengembangan sistem CRM Kodein ditargetkan selesai dalam jangka waktu empat bulan, yakni dari Juli hingga Oktober 2024. Meski demikian, ada beberapa tantangan yang dihadapi tim pengembang. Salah satu masalah utama yang muncul adalah proses transmigrasi data dari Kodegiri ke tim pengembang di Universitas Telkom Purwokerto, yang memakan waktu cukup lama. Hal ini sedikit menghambat kelancaran proses pengembangan, namun tim tetap optimis bisa menyelesaikan proyek sesuai jadwal.
Sistem CRM ini dikembangkan dengan menggunakan beberapa teknologi terkini, seperti Laravel untuk backend, Next.js untuk frontend, serta Gemini API untuk fitur generatif pesan yang canggih. Proses pengujian dilakukan dengan metode black-box testing untuk memastikan kualitas sistem secara keseluruhan, termasuk performa pengiriman pesan melalui aplikasi yang digunakan oleh Kodegiri.
Bunga, salah satu mahasiswa yang tergabung dalam tim pengembangan proyek ini, menyampaikan harapannya agar sistem CRM Kodein dapat segera diimplementasikan dengan baik dan memberikan dampak positif bagi Kodegiri. “Kami berharap sistem ini akan mempermudah Kodegiri dalam memberikan layanan kepada pelanggannya secara lebih efisien. Selain itu, kami berharap dapat melanjutkan kolaborasi dengan Kodegiri dalam proyek-proyek baru di masa mendatang,” ujarnya.Dengan adanya kegiatan monitoring dan evaluasi ini, diharapkan tim Universitas Telkom Purwokerto dapat terus memantau perkembangan proyek secara detail, sekaligus mengatasi tantangan yang ada. Proyek pengembangan CRM Kodein menjadi langkah penting dalam menciptakan inovasi yang relevan dan bermanfaat bagi dunia bisnis, khususnya dalam memaksimalkan layanan pelanggan berbasis teknologi AI.
